Вы открыли свой детский центр или фитнес клуб, наняли преподавателей и администраторов, привлекли какое-то количество клиентов – полдела сделано.

Дальше нужно удерживать уже существующих клиентов, а еще привлекать новых.

И в связи с этим на Ваши плечи ложится полный контроль и управление сразу несколькими направлениями:

• быстрая адаптация сотрудников
• настройка бизнес-процессов работы с клиентами
• контроль качества обслуживания клиентов
• маркетинговые кампании (привлечение клиентов на дополнительные мастер-классы и тренинги)
• контроль рабочего времени
• системы мотивации
• расчет зарплат
• финансы
• многое другое

На первых порах вы, возможно, сможете обходиться таблицами Excel или Google таблицами. Но у этих способов ведения учета есть ряд существенных недостатков. Google таблицы не рассчитаны на быструю работу с большими объемами данных и со временем, по мере накопление данных, работа с ними усложняется.

Таблицы Excel также имеют ряд своих недостатков для ведения всех перечисленных выше направлений:

• ненадежность
  

  Все данные, которые вы бережно собирали длительное время хранятся локально. И поломка компьютера/ноутбука может привести к потере этих данных.



• недоступность
  

  Если вы не делаете резервные копии документа и не отправляете себе на почту, то у вас нет возможности узнать актуальную информацию в тот момент, когда вы этого желаете.

  А если вы и используете возможность резервного копирования, то ни один из администраторов не будет ежеминутно отправлять вам копию файла, внося изменения после каждого звонка клиента.



• отсутствие аналитики и напоминаний
  

  Ни одна таблица Excel или бумажная тетрадь не сможет похвастаться способностью за секунды сформировать и предоставить вам, например, выборку продаж абонементов определенного типа за зимний период, за исключением разовых абонементов.

А также в Excel вы не увидите посетителей, которые не посещали занятия вот уже месяц и которым ваши администраторы ни разу не звонили, чтобы узнать причину столь длительного отсутствия.

А еще представьте, насколько неудобно и неинформативно учитывать частые погашения долга одним клиентом или посещения одного клиента по разным абонементам. А когда таких клиентов у вас будет сотня, две, три? В Ваших таблицах начнут путаться не только Ваши администраторы, но и Вы сами.

Всех этих проблем и других, которые вас подстерегают на пути развития детского центра, фитнес клуба, йога студии или любой другой организации в сфере образования или спорта, можно избежать, используя в своей работе подходящую систему по ведению учета или CRM.

Рекомендуем ознакомиться со списком особенностей, на которые следует обратить внимание при подборе CRM системы для наведения порядка и повышения эффективности работы вашего детского центра.

Надежность, безопасность и защита – киты, на которых должна стоять любая CRM система для детских центров, фитнес и спорт клубов.

Ваша бизнес информация, список клиентов, а также данные по клиентам должны быть надежно защищены.

В CRM сервисе Отмечалка в целях защиты и обеспечения безопасности используются следующие инструменты и принципы:

• защищенное https соединение, которое не позволяет третьим лицам перехватить конфиденциальную информацию благодаря современным способом шифрования.
• размещение информации на серверах современных дата центров, обеспечивающих высокую степень защиты собственного оборудования и размещаемой информации
• распределение ролей для сотрудников, которые будут работать с данными в CRM. Выбранная роль строго ограничивает видимость информации и набор действий, которые может совершить сотрудник.
• формирование отчета по удаленным записям – управляющий и владелец бизнеса увидит кем и когда была удалена та или иная информация.

Удобство и простота в работе

CRM сервис для автоматизации учета должен стать вашим помощником, а не вызывать вопросы, как совершить ту или иную операцию.

Функционал и меню в системе для танцевальных студий Отмечалка разработаны таким образом, чтобы администратор или менеджер могли понять назначение кнопок и полей, глядя на их название.

Вся система оснащена интерактивными подсказками, что существенно облегчает работу в системе и делает систему интуитивно понятной даже для начинающих пользователей. Также система сопровождается подробной документацией и видеоматериалами.

Специалисты технической поддержки работают ежедневно и в выходные дни – все вопросы вы можете адресовать им и получить исчерпывающие ответы.

Все способы связи с технической поддержкой предоставлены на странице Контакты.

Компетентность администраторов по вопросам каждого клиента, как средство повышение лояльности клиента

Очень часто потенциальный клиент не становится постоянным, а постоянный – уходит из-за некачественной работы администраторов.

Что же подразумевается под "некачественной работой с клиентом":

Оставляя заявку на звонок, клиент ожидает скорого перезвона, в результате которого он получит ответы на возникшие вопросы. Но по разным причинам заявки могут теряться или администратор поздно замечает пришедшую заявку, не дозванивается и забывает перезвонить позже или передать заявку напарнику по смене. Все это сильно влияет на репутацию компании в глазах клиента и нередко приводит к уходу клиентов в другой центр или студию.

Для оперативной обработки заявки просто настройте уведомления в CRM. В системе Отмечалка вы можете указать номера телефонов сотрудников и email адреса, куда будут приходить уведомления о пришедших заявках.

Кроме этого, о новой входящей заявке сигнализирует мигающий индикатор, который виден при работе с любой страницей сервиса. А также у заявки есть статус обработки и напоминание, которое не позволит Вашим администраторам забыть её обработать, даже если первый раз они не дозвонились.

Зачастую администраторы работают сменами. И повторный звонок от клиента может поступить в смену другого администратора.

Чтобы клиенту не пришлось повторять свой вопрос или повторно доносить суть проблемы, нужно фиксировать каждый звонок, описание разговора и какое решение было принято.

• длительная обработка заявки или необработка вовсе
• отсутствие осведомленности о предыдущих разговорах с клиентом

Для этих целей настраивается и используется в работе модуль CRM. Благодаря этому модулю можно зафиксировать все звонки посетителя – входящие и исходящие – выбрать результат, с которым завершился разговор, а также при необходимости оставить комментарий к результату.

По каждому клиенту сохраняется история коммуникации, и второй администратор всегда может быстро вникнуть в курс дела при разговоре с клиентом.

Как вы видите, функционал CRM сервиса призван, в том числе и помогать сотруднику налаживать положительные отношения с клиентом.

Ведь, если вся информация собрана в едином месте, быстро доступна и логически сгруппирована, ваши администраторы всегда будут владеть самыми актуальными данными, и смогут обеспечить качественный сервис Вашим клиентам, что является неоспоримым конкурентным преимуществом в любом бизнесе.